Na hora de escolher impressoras para ambientes corporativos, é preciso pensar no dimensionamento correto para não haver perdas. Profissionais tomadores de decisão, como são os de T.I., compras e o próprio proprietário, dependendo da configuração da empresa, precisam tomar cuidado para não comprarem máquinas apenas pela emoção de uma promoção ou um grande desconto.

Mas no que consiste o dimensionamento de máquinas?

Consiste em comprar/locar máquinas de acordo com a demanda do setor ou da empresa. Em vários casos, as máquinas são compradas sem levar em considerações alguns pontos sensíveis. Por exemplo, se a máquina comprada tiver uma autonomia menor do que a demanda da empresa, o custo com cartuchos vai subir, a própria máquina vai se sobrecarregar e, dependendo do número de usuários, a máquina pode até travar por não conseguir gerenciar muitos usuários ao mesmo tempo. 

Por isso, quando for preciso adquirir novas máquinas, é necessário levar em consideração alguns pontos:

1. Quanto o setor (ou a empresa) vai imprimir?

Esse é um ponto crucial. Sabendo quantas impressões/cópias serão feitas dentro de um mês, já é possível fazer uma boa filtragem das máquinas disponíveis. 

Não é preciso ser um número exato, mas quanto mais se aproximar, melhor. Se já houver uma máquina no local, é simples: toda máquina tem um contador interno. No mês anterior (ou nos meses anteriores), tire o medidor sempre no mesmo dia do mês. Depois, é só comparar quanto imprimiu. 
Uma outra forma é tentar saber pela quantidade de pacotes de papel que são usados. 

2. Impressão Colorida

A próxima pergunta é: precisa imprimir colorido ou o conteúdo pode ser monocromático?

A diferença de preço entre máquinas monocromáticas e coloridas é grande. Além disso, uma impressora ou multifuncional colorida precisa de quatro cartuchos (preto, ciano, amarelo e magenta). Por isso, se não houver a necessidade de impressões coloridas, opte sempre por máquinas monocromáticas.

3. Copiar/Digitalizar é necessário?

Se a resposta for sim, será preciso partir para multifuncionais. Se a necessidade é apenas imprimir, mantenha o foco nas impressoras. 

A questão é que existem vários modelos de multifuncionais. Com alimentadores automáticos de papéis (ADF), sem alimentadores automáticos; com tamanhos de vidro de digitalização para ofício, outras apenas para A4, e assim por diante. 
Como já foi dito, tudo é uma questão de saber para o que ela será usada. 

E não se esqueça. Quanto mais recurso, mais cara será a máquina.

4. E por falar em recursos…

Recursos em impressoras e multifuncionais existem aos montes. Máquinas com rede cabeada, com rede sem fio, que fazem impressão frente verso, com alimentador automático, e assim por diante. 

O que a empresa (ou o setor) precisa? Lembre-se! Quanto mais recurso, mais caro. 

5. Quantos usuários imprimirão na(s) máquina(s)?

Se for uma máquina onde apenas uma pessoa imprimirá, talvez não seja necessária uma máquina de rede. É dito talvez porque ainda podem existir outras variáveis que tornam a impressora de rede mais vantajosa mesmo nesse cenário. 

Mas se houver mais de um usuário, é preciso analisar que tipo de máquina de rede deverá ser comprada/locada. De repente, você tem 5 usuários que imprimem uma quantia parecida, mas um sexto usuário imprime duas vezes mais que todo mundo. Nesse caso, você precisará voltar ao primeiro item.

Dimensionar máquinas não é difícil, mas exige foco e estudo. Depois de encontrar o tipo de máquina que mais se adequa, será necessário definir quais modelos das marcas existentes no mercado se encaixam nessas necessidades. Nesse ponto sim será considerado o preço.

Vê a diferença? Normalmente, as pessoas levam em conta primeiro o preço, quando na verdade, ele virá no final desse estudo.